Термины управление документом и офис без бумаг являются темой бесчисленных статей и книг. Каждый желает получить это, но не все понимают, что на самом деле означают эти термины. Прежде, чем предпринять попытку достижения полного управления документами, важно иметь хорошие базовые знания терминов и понятий, которые связаны с этим управлением.
Как только вы начнете исследовать различные доступные программы, вы станете часто сталкиваться с определенными аббревиатурами, акронимами и общими терминами, связанными с управлением документом, которые вам будут совершенно незнакомы. Мы предоставляем вам «шпаргалку» («cheat sheet»), которая поможет вам лучше понять материал, с которым придется работать, а также уверенно проводить переговоры с провайдерами программного обеспечения для управления документами.
Это основной термин, который относится ко всему процессу преобразования бумажных документов в электронные эквиваленты. Он включает в себя такие понятия, как сканирование, распознавание текста, преобразование изображения и индексация для облегченного поиска. Другими словами – это общее название всего процесса управления документом.
OCR – это процесс, при котором происходит распознавание распечатанных слов, находящихся на обычном документе. Оптическое распознавание символов в основном используется при обработке документов, распечатанных на обычном шрифте принтера или пишущей машинки.
Этот процесс похож на OCR, но также и подходит для обработки определенных рукописных документов – специальных форм. Также можно распознавать и обрабатывать «водяные знаки» и штрих коды.
Также иногда называется Управлением документом Document Management DM или Системой управления документом Document Management System (DMS). Этот термин охватывает не только электронное преобразование бумажных документов, но также и управление документами, созданными электронным путем, включая обработку текстов и отсылку по электронной почте. EDMS системы используются для определения местонахождения и отображения документов, а также для поддержки различных версий первичного документа.
Этот термин, также известный как Управление отчетами Record Management (RM) или Система управления отчетами Record management System (RMS), применяется к системам, которые используются для гарантии того, что все важные отчеты, такие как платежные ведомости, трудовые ресурсы, отчеты о клиентах, контракты, и др., надежно хранятся и легкодоступны в любое время.
По-другому называемый Системой управления контентом (Content Management Systems (CMS)), этот термин соотносится с программным обеспечением, которое используется для хранения и размещения определенного контента на веб сайте. CMS отделяет контент сети от основного содержания HTML, что позволяет любому доверенному лицу размещать или удалять какой-либо контент с веб сайта, без необходимости знать язык HTML.
WFM системы используются для управления подготовкой документа в структурированной форме, где определенные операции, обзор или подтверждение должны выполняться в определенном порядке. WFM системы направляют документы определенным людям в правильной последовательности, пока вес процесс не будет закончен.
Эти системы используются для составления полного списка «знаний» организации доступных каждому. КМ системы устраняют потребность у служащих в повторном изобретении колеса, при работе с вопросами, процессами или любой другой проблемой, с которой кто-то в организации уже сталкивался. Система часто задаваемых вопросов Frequently Asked Questions (FAQ) – отличный пример ценной КМ системы.
Теперь, когда вы обладаете базовым пониманием основных терминов, с которыми вам придется столкнуться, вашим следующим шагом является определение типа системы управления документом, которая будет лучше всего отвечать вашим требованиям. После этого вы можете уже приступить к процессу идентификации доступных программ и выбрать именно ту, которая наилучшим образом подойдет вашей организации.
В последние годы часто модно слышать выражения типа бизнес консалтинг, консалтинговые услуги, консалтинговая компания. Но…
Цели и способы изучения человеческого фактора как составляющей части любой организации могут изменяться в зависимости…
Мы часто можем услышать, как начальники хвалят своих менеджеров такими словами, как: добросовестный, трудолюбивый или…
Многие люди по всему миру ищут себе новое более хорошее место для работы и как…
Большинство малых предприятий совсем мало уделяют внимание связям с общественностью (PR) для продвижения своего бизнеса.…
Практика показывает, что когда человек пытается действовать в знакомой, как ему кажется, обстановке, безо всякого…
View Comments
Современный сайт представляет собой динамичный продукт, который должен постоянно обновляться и развиваться, предоставляя всегда новую и интересную информацию. Модульная система современных систем управления сайтом (CMS), дает возможность обновлять, менять и добавлять не только информацию, но и целые разделы. Система управления сайтом (CMS), которую мы используем для разработки веб-ресурсов, подходит для сайта любого уровня. Её очень легко администрировать, легко создавать новые раздели, новые пункты меню и менять структуру, развивая свой ресурс. Мы проведем небольшое обучение по администрированию, а при необходимости сами будем администрировать ваш сайт.