Понимание системы управления документом

Термины управление документом и офис без бумаг являются темой бесчисленных статей и книг. Каждый желает получить это, но не все понимают, что на самом деле означают эти термины. Прежде, чем предпринять попытку достижения полного управления документами, важно иметь хорошие базовые знания терминов и понятий, которые связаны с этим управлением.

Как только вы начнете исследовать различные доступные программы, вы станете часто сталкиваться с определенными аббревиатурами, акронимами и общими терминами, связанными с управлением документом, которые вам будут совершенно незнакомы. Мы предоставляем вам «шпаргалку» («cheat sheet»), которая поможет вам лучше понять материал, с которым придется работать, а также уверенно проводить переговоры с провайдерами программного обеспечения для управления документами.

Сбор электронных документов Electronic Document Capture (EDC)

Это основной термин, который относится ко всему процессу преобразования бумажных документов в электронные эквиваленты. Он включает в себя такие понятия, как сканирование, распознавание текста, преобразование изображения и индексация для облегченного поиска. Другими словами – это общее название всего процесса управления документом.

Оптическое распознавание символов Optical Character Recognition (OCR)

OCR – это процесс, при котором происходит распознавание распечатанных слов, находящихся на обычном документе. Оптическое распознавание символов в основном используется при обработке документов, распечатанных на обычном шрифте принтера или пишущей машинки.

Интеллектуальное распознавание символов Intelligent Character Recognition (ICR)

Этот процесс похож на OCR, но также и подходит для обработки определенных рукописных документов – специальных форм. Также можно распознавать и обрабатывать «водяные знаки» и штрих коды.

Электронная система управления документом Electronic Document Management System (EDMS)

Также иногда называется Управлением документом Document Management DM или Системой управления документом Document Management System (DMS). Этот термин охватывает не только электронное преобразование бумажных документов, но также и управление документами, созданными электронным путем, включая обработку текстов и отсылку по электронной почте. EDMS системы используются для определения местонахождения и отображения документов, а также для поддержки различных версий первичного документа.

Электронная система управления отчетами Electronic Record Management System (ERMS)

Этот термин, также известный как Управление отчетами Record Management (RM) или Система управления отчетами Record management System (RMS), применяется к системам, которые используются для гарантии того, что все важные отчеты, такие как платежные ведомости, трудовые ресурсы, отчеты о клиентах, контракты, и др., надежно хранятся и легкодоступны в любое время.

Управление контентом сети Web Content Management (WCM)

По-другому называемый Системой управления контентом (Content Management Systems (CMS)), этот термин соотносится с программным обеспечением, которое используется для хранения и размещения определенного контента на веб сайте. CMS отделяет контент сети от основного содержания HTML, что позволяет любому доверенному лицу размещать или удалять какой-либо контент с веб сайта, без необходимости знать язык HTML.

Управление рабочими потоками Workflow Management (WFM)

WFM системы используются для управления подготовкой документа в структурированной форме, где определенные операции, обзор или подтверждение должны выполняться в определенном порядке. WFM системы направляют документы определенным людям в правильной последовательности, пока вес процесс не будет закончен.

Управление знаниями Knowledge Management (KM)

Эти системы используются для составления полного списка «знаний» организации доступных каждому. КМ системы устраняют потребность у служащих в повторном изобретении колеса, при работе с вопросами, процессами или любой другой проблемой, с которой кто-то в организации уже сталкивался. Система часто задаваемых вопросов Frequently Asked Questions (FAQ) – отличный пример ценной КМ системы.

Теперь, когда вы обладаете базовым пониманием основных терминов, с которыми вам придется столкнуться, вашим следующим шагом является определение типа системы управления документом, которая будет лучше всего отвечать вашим требованиям. После этого вы можете уже приступить к процессу идентификации доступных программ и выбрать именно ту, которая наилучшим образом подойдет вашей организации.