Как организовывать семинары или мероприятия

Семинары и мероприятия всегда проводились для того, чтобы участники получали полноценный опыт. Таким образом, организация мероприятия требует обширного планирования и выполнения больших подготовительных работ, по крайней мере, за несколько месяцев до даты проведения мероприятия. В большинстве случаев, кажется, что семинары проходят подобно часовому механизму, со всеми гладко проходящими согласно графику событиями. Однако в действительности, большая часть основных работ осуществляется с целью развития необходимой атмосферы в дополнение к приобретению полезного опыта участников.

1. Определение темы мероприятия.

Каждое мероприятие следует теме и цели, которые будут контролировать и направят на необходимый курс процесс проведения мероприятия потенциальных клиентов или участников, гостей и маркетинговый подход. Вообще, бизнес события, подобные международным конференциям специфической промышленности, обращены к участникам, бизнес деятельность которых связана с обсуждаемой промышленностью, так же как и спонсоры, которые извлекают выгоду от информирования своих товаров в течение проведения мероприятия.

Кроме этого, тема семинара также определит тип каналов маркетинга, с помощью которых будет проводиться реклама. Это также имеет смысл для маркетинговой команды, которой необходимо знать тему семинара, чтобы правильно определить целевых участников и компании, на которых будет ориентировано мероприятие.

2. Выбор места проведения.

Выбор места встречи в высшей степени зависит от масштаба проводимого мероприятия. Обычно он определяется количеством участников, присутствием почётных гостей (например, особенные люди или политические деятели), проводимыми действиями в течение мероприятия или существованием дополнительной площадки, необходимой для демонстрации каких-либо важных вещей.

Обычный семинар, рассчитанный на аудиторию от 100 до 200 человек, может комфортно проводиться в семинарной комнате гостиницы, оборудованной в театральном стиле или подобно классной комнате. Однако, проведение широкомасштабных мероприятий, где число присутствующих колеблется от 500 до 1000 человек, вероятно, будет требовать большого холла, танцевального зла, аудитории или конференц-зала.

Месторасположение и представительность встречи также очень важны, особенно если мероприятие предусматривает участие VIP гостей. По этой причине место проведения должно обладать соответствующим авторитетом, а также должно быть оснащено широким диапазоном доступного и высококачественного оборудования, необходимого для обслуживания семинара. Перед тем как принять решение, с вашей стороны было бы мудро рассмотреть несколько мест проведения, соответствие их месторасположения, уровень обслуживания, окружающую обстановку и затраты.

3. Маркетинг семинара и реклама.

Безусловно, маркетинг семинара является самой важной и зачастую наиболее вызывающей и проблематичной задачей в организации мероприятия, и также часто рассматривается в качестве наиболее важного фактора успешности мероприятия. Это по причине того, что число участников, выступающих во время семинара, в высшей степени зависит от силы маркетинговой кампании и рекламы. Так или иначе, достигнет ли семинар своих целей, т.е. будут ли организаторы возвращаться домой с прибылью или потерями, в значительной степени зависит от конкурентоспособности мероприятия. Это означает, что верный выбор стратегии маркетинга или месторасположение семинара должны быть учтены, чтобы проведение мероприятия было адекватно всем организационным усилиям.

В своём большинстве, организаторы мероприятий, которые обладают большими бюджетами, будут стремиться создать сильный маркетинг, посредством рекламных объявлений в газетах и журналах, так же как, с помощью рекламы на радио и телевидении, чтобы придать мероприятию гласность. В газетах так же могут быть представлены пресс-релизы и интервью, чтобы создать понимание приближающегося события. Дополнительно могут быть куплены информационные рекламные баннеры и эмблемы, чтобы создать рекламу мероприятия в наиболее оживлённых местах. Потенциальные клиенты вашего мероприятия, которые приобретают используемые вами печатную рекламу, определённые журналы или газеты должны составлять основную массу их читателей. Также вся информация, размещаемая на страницах СМИ, должна быть способной привлечь внимание, выдвигая на первый план обширные выгоды от участия.

Если же бюджет ограничен, то нижеследующие советы также могут быть весьма эффективными. В случае, когда темой семинара является определённая промышленность, то было бы разумно и вполне выполнимо по факсу разослать информацию компаниям, деятельность которых непосредственно связана с обсуждаемой индустрией. Маркетинг посредством телевидения представляет собой очень эффективный канал рекламирования для информирования необходимых групп участников. К тому же, идеальной и эффективной стратегией было бы, если вы направили коммерческий персонал для того, чтобы проявить внимание к большим группам участников. Массовая рассылка электронных писем на сегодняшний день является одним из самых эффективных и стоящих методов, направленных на обращение к потенциальным клиентам. Этот метод на самом деле мог бы быть очень эффективным, если бы у организаторов мероприятия уже существовала база данных. Если же это не так, то список имён потенциальных клиентов может быть арендован у компаний, обладающих необходимыми базами данных, для достижения тех же самых результатов.

4. Сотрудничество со спонсорами.

Нахождение уважаемых спонсоров для участия в мероприятии поможет повысить доверие к этому событию, так же как и снизить затраты на его проведение. Также спонсоры могут помочь с маркетингом, поскольку этим они предают гласности ваше мероприятие своим клиентам. Кроме этого, многие из спонсоров могут взять на себя все расходы арендной платы за место проведения семинара в обмен на выставочную площадку или рекламу для себя. Иногда обязательным требованием спонсоров является озвучивание короткой информации о своей компании, которая должна быть оглашена участникам в течение проведения мероприятия. Некоторые предпочитают раздавать участникам пробные изделия или подарки.

5. Управление людьми и работа с дикторами.

Семинар не будет успешен без людей, управляющими его процессом, так же как без спикеров, которые делятся своими знаниями с участниками. Пригласите спикеров, обладающих авторитетом и опытом проведения мероприятий, которые обеспечат уместной информацией относительно работы, промышленности или бизнеса участников. Подготовьте спикеров заранее и проведите работу с ними относительно того, на что необходимо сделать упор, а также сообщите им о процессах логистики, рассчитываемом времени и ожидаемом размере аудитории. Обратите внимание на все специальные требования, типа необходимости подвесного проектора или дополнительных микрофонов, которые будут использоваться во время, отведённое для ответов на интересующие вопросы.

Проведение всех мероприятий требует хорошей команды, которые отлично справляются с работой сопровождения, регистрацией, обслуживанием клиентов, а также наличие хороших финансистов. Ознакомьте команду с любыми требуемыми пунктами протокола мероприятия, чтобы устранить возможность замешательств или каких-либо ошибок. Для того чтобы гарантировать гладкое проведение, каждый человек должен быть ознакомлен со своей индивидуальной ролью, т.е. каждый должен знать и выполнять то, что ему поручено. Это может быть достигнуто посредством подготовки детального списка действий мероприятия вместе с распределением ролей и обязанностей между всем рабочим персоналом. В идеале, управляющий проектом должен контролировать всю команду и гарантировать, что каждый выполняет свою обязанность добросовестно и эффективно. Кроме этого, управляющий менеджер также должен быть наделён делегированной властью, чтобы иметь дело со всеми, косвенными и прямыми, участниками мероприятия, например, с управлением здания, в котором проводится семинар или спонсорами данного события.

6. День проведения мероприятия – подготовка, регистрация, сопровождение, отклики.

Планирование и приготовления семинара, завершение 80% всех работ — всё это сделано ради мероприятия, которое может длиться лишь в течение нескольких часов или дней. За день до его проведения, посетите место встречи, чтобы убедиться, что всё находится в порядке согласно требованиями и спецификациям. Микрофоны, проекторы, аудио и видео системы — всё должно быть проверено, чтобы находилось в отличном рабочем состоянии. В офисе подготовьте список и передайте лист всех требуемых пунктов относительно проведения встречи, по крайней мере, за день до мероприятия. Штат семинара должен быть отправлен для приготовления участка, включая установление кабинок, декораций и рекламных плакатов за день до мероприятия.

В день проведения мероприятия персонал должен присутствовать на месте встречи, по крайней мере, за час до его начала. Служащие должны доложить обстановку на своих позициях и быть готовыми встретить участников за полчаса до намеченного времени начала мероприятия. Регистрация должна осуществляться у дверей, чтобы гарантировать санкционированный доступ. Пометка имени, содействующие подарки, план проведения мероприятия или буклеты должны быть розданы перед тем, как швейцары укажут участникам на их места в зале.

Персонал также будет ответственен за обеспечение советами или помощью участникам в течение проведения мероприятия. Наконец, должны быть розданы формы для откликов участников, на основе которых затем будет определён уровень удовлетворения относительно полученного опыта от всех рассматриваемых аспектов семинара. Это делается для того, чтобы получить указатели, идеи и советы для будущих усовершенствований.